製作簡報應該是每個上班族都會面對的功課，但你是否注意到自己花在「設計排版」的時間比「內容架構」上還多呢？花時間找了許多簡報模版、使用不同的字型、置入各式的圖片，反而忽略了最重要的「希望傳達的資訊內容」？
曾經我也執著要將簡報的排版搞好搞美，上過課也付費使用簡報模版、模組，但在用模版模組時，有時候會淪陷為了排版而塞內容。這幾年在做簡報上也有所進步，或者說，更了解自己喜歡怎樣的簡報呈現方式，使用自己喜歡的方式，也才能有信心的表達，對我來說，一份好簡報，除了要幫助聽者快速理解講者要表達的事項、提高聽者的記憶點外，還要幫助講者表達、提高演講報告的流暢性！
本篇以筆者的實務經驗，聚焦「簡報內容」，分享簡報製作 5大原則，依著原則，我們來聊聊製作簡報的3個步驟，最後提一下排版設計，只要把握6大基本點，就可以做出不失禮貌又「言之有物」的簡報！
簡報製作 5大原則
簡報製作原則一： 確定目的
先想好要講什麼故事？ 是對誰說、目的是什麼？根據不同目的，需要採用不同的內容架構，不過大方向來說，可採用以下兩種架構來安排故事：
歸納法：搜集提供資料-> 得出論據-> 提供結論
為收集資料後，再導出結論的方式。這個方式可以引導聽眾循序漸進地接收我們想要表達的結論，尤其針對比較保守的聽者，或者要提供的結論可能會有較多相反意見，使用歸納法比較容易讓聽者在最後得知結論時，較能接受。舉個例：如果要爭取加薪，就很適合用歸納法，先對主管說出自己的輝煌成績 (提供資料)，並說明自己的戰績在整體員工中排名前茅 (得出論據)，因此希望爭取加薪 (提供結論)！
演繹法：提供論據-> 提供資料驗證-> 得出結論
針對大家都已知的狀況時，比方說大家都知道要提升公司網站的流量，但到底要如何提升呢？因此要說的故事架構可以為：
我們要聚焦主題內容ABC的佈局，才有辦法提高流量 (提供論據)，因為涵蓋主題內容ABC的重點關鍵字之月搜尋量有超過幾十萬 (提供資料)，因此只要朝此方向前進，我們就能達到流量的增長(得出結論)！
簡報製作原則二：Agenda的重要性
對於要說的故事有大概的想法後，基本上就可以完成Agenda，Agenda即為故事的架構，再依據Agenda發想每張Slide的內容方向。過往自己的兩大誤區：
- 為寫而寫的Agenda
- 寫完簡報後才寫Agenda
如果不先寫Agenda，很容易讓簡報雜亂無章，最後發現很多頁的簡報其實都是自己做爽而已！
簡報製作原則三： 下標的重要性
這張Slide到底想要傳達什麼重點給聽者？那就擷取重點放在標題！假設你今天做了一個品牌活動，希望藉由與外部品牌合作廣告交換，達到導流目的，在講述成效時，我們來看以下兩個呈現方式：
想一下，哪一個版本你最快看到重點？注意喔，是”最快”且有看到”重點”，以下簡單說明範例B調整的方向：
- 標題就是想要讓老闆帶走的那句話：這張Slide要表達的重點其實很簡單，就是範例B標題的那一句話。
- 範例A的第一行文字，若想要強調總值，其實可以在表格中新增Total列取代 (但我沒有新增Total列，因為流量很明顯就是一支獨秀，列Total沒啥意思)，另外表格中的資料排序最好有個邏輯，讓人更快吸收，範例B就改以Session高低來排序。
- 範例A的第二行文字列出訂單成效，但實際轉換金額不高，不需要特別列出，只會干擾閱讀，打亂邏輯 (因活動目的是導流)，降低聽者的接受效率，這也呼應下一個簡報製作原則- 少即是多。
- 依據簡報標題重點，簡報內容就應該以此調整排版、Highlight文字或數據，因此將Session表現最好的改成橘色。
簡報製作原則四： 少即是多
避免放入與欲傳達資訊不相關的文字、圖形icons或圖片，你以為的豐富好看，都只是讓聽者接收資訊時更混亂！簡報的每一字每一圖都要幫助講者表達、提高聽者記憶點，聽者才能快速理解講者要表達的資訊。
簡報製作原則五：最重要的資訊往上擺
資訊量爆炸的時代，有什麼好料就趕快端上來，不要在那躲躲藏藏，越重要的資訊要越早被聽者看到！
簡報製作 3個步驟 一起打造故事力
Step 1 先在Agenda 寫出自己想要講的故事，從開頭到結束
請先以Agenda的方式完成故事架構，完成Agenda，接下來每張Slide的標題及內容也大概有方向。Agenda絕對不是一張制式的Slide，它是你簡報的靈魂所在！即使是週報、月報，也不一定要依循一個固定的Agenda，由於現在商業環境變化太快，固定一個說故事的流程，可能行不太通。因此，每一次在做簡報前，想好自己要說的故事很重要！
Step 2 根據Agenda的標題，思考每個故事環節的內容
Agenda的每個標題代表一個故事環節，在這個階段，專注要說什麼內容，思考撰寫每一頁Slide時，不要去想排版，重點是將內容架構有邏輯地表達出來，將文案內容以拖拉方式放在Slide的合適位置，這個階段請不要在意排版設計，先將內容確定好才是最重要的！
Step 3 邊順簡報流程，邊做排版
Step2的內容做得差不多時，開始以講者的心態順一下簡報內容，在順的時候，會發現有些內容需要一些畫面 or 其他資料補強，甚至是多加幾頁進行詳細說明，在調整簡報內容的同時，也可以進行排版設計，這樣的流程下，不僅清楚如何說明簡報，又可以有效率地完成簡報！
簡報排版設計 把握6大基本點
這邊不談Fancy的排版設計，坦白說，上班族日常做的簡報也不需要太華麗的設計，我們光是要看數據、做分析就已經要死要活，排版設計這檔事，只要專注在如何讓資訊更清楚地傳達、讓聽者較易閱讀即可，把握以下6大點，簡報看起來就會比較順眼：
- 字體顏色：避免用全黑的顏色，看起來比較不會有壓迫感
- 字型：不要使用新細名體就好了吧 XD
- 行距：通常使用1.5行距
- 顏色：簡報盡量不要使用超過2–3種顏色
- 排列呈現：依據要講的內容，找尋流程圖、架構圖，我先前最常使用的工具網站為KOPPT.CN，網路上很多工具網站，多看範例就會有感覺
- 資訊圖表：個人大推這本書 Google必修的圖表簡報術，看完後，對於如何優雅置入圖表就會非常有概念！
最後還是得說，一份簡報，會因為所待的組織及聽者的喜好，而有不同的評價，所以本篇的簡報製作原則一有提到，了解聽者是誰，盡可能以對方能接受的講述流程去建立簡報內容架構，才能做到事半功倍喔！
